5 funciones imprescindibles de Word para documentos profesionales

Microsoft Word ofrece muchas herramientas para formatear su documento y presentar su trabajo de una manera profesional e impresionante. Le mostraremos cinco de estas herramientas en una guía paso a paso que puede seguir para sorprender a sus lectores.

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Paso 1: establecer estilos de Word

Este es nuestro documento sin formato que vamos a embellecer.

El primer paso es personalizar y utilizar los estilos que ofrece Word. Este es el aspecto principal de su documento y determinará gran parte de lo que se presenta y cómo. Los "Estilos" se encuentran en la pestaña "Inicio".

Grupo

Formatee los títulos y el texto sin formato de la forma que desee que aparezcan mediante estilos. Haga clic derecho en un estilo en el grupo "Estilos" y haga clic en "Editar" para cambiar su configuración. Recomendamos los siguientes cambios:

  • Utilice el mismo tipo de letra para cada estilo. El tamaño 12 es un buen punto de partida para texto sin formato. El tamaño 14 es apropiado para los títulos, reduciendo 0,5 puntos por cada título y subtítulo utilizado.
  • Utilice espaciado simple o 1,5 para todos los estilos.
  • Establezca el espaciado entre párrafos en 0 pt antes y 12 pt después (si usa una fuente de tamaño 12 en el cuerpo principal) para todos los estilos.
  • Asegúrese de que todos los títulos estén en negrita y configurados en "Continuar al siguiente".
  • Establece tu estilo normal en alineación justificada.

Utilice el Copiador de formato de Word para ahorrar tiempo. Una vez que hayas formateado tu primer encabezado usando estilos, haz doble clic en el ícono "Copiar formato" y simplemente haz clic en todos los encabezados que quieras que tengan el mismo estilo. Utilice el mismo método para otros estilos de su documento.

Esto es lo que tenemos después de editar y aplicar estilos:

Documento de Word que muestra texto con estilos editados y aplicados.

Paso 2: Crea listas multinivel de Word

Ahora necesitamos usar la función de lista multinivel para numerar nuestros encabezados. Ahora que hemos aplicado los estilos de título, Word sabe que estas son las partes que deben numerarse. Haga clic en el primer encabezado y haga clic en el icono "Lista multinivel". A continuación, haga clic en "Definir nueva lista multinivel".

Puede elegir un estilo de lista multinivel existente aquí, pero esto le brinda menos flexibilidad y creemos que es mejor definir sus propias configuraciones.

Lista multinivel

En el cuadro de diálogo que se abre, cambie la configuración como desee.

Nos gusta usar las siguientes configuraciones:

  1. Elimine todo lo que ya está escrito en el cuadro "Ingresar formato de número".
  2. Elija el estilo del número. “1, 2, 3” es nuestro estilo favorito para el primer nivel de nuestra lista, seguido de un punto.
  3. Haga clic en el botón "Fuente" para configurar la fuente con el formato correcto para este nivel en la lista (tamaño 14 y negrita para el título 1, etc.).
  4. Establezca "Sangría de texto en" en 1 cm.
  5. Haga clic en "Más" para ver más configuraciones a la derecha (el botón "Más" cambiará a "Menos").
  6. Elija "Carácter de pestaña" en la opción "Seguir número con" y asegúrese de que "Agregar pestaña a" esté seleccionado y configurado en 1 cm.

Caja de diálogo

Ahora vaya a la Capa 2 en la parte superior del cuadro de diálogo y establezca la misma configuración, excepto el tamaño de fuente (en nuestro caso es 13,5 pt) y en la configuración "Incluir número de capa desde", elija "Capa 1". Una vez que haya terminado este paso, haga clic en "Aceptar".

Su primer encabezado ahora tendrá el formato correcto. Utilice Copiar formato para aplicar la lista multinivel a otros títulos de 1 nivel en su documento. Luego, haga clic en cualquiera de los encabezados de nivel dos, regrese al ícono de la lista multinivel y elija el estilo que acaba de crear. Si la numeración del Nivel 2 no es precisa, haga clic derecho en el número y haga clic en "Continuar numeración".

Documento de Word que muestra el menú que aparece al hacer clic derecho en el nivel 2, numerando y resaltando dónde se encuentra

Así es como se ve nuestro documento después de agregar estilos y crear la lista en capas.

Documento de Word con encabezados formateados y listas multinivel.

Paso 3: Insertar saltos de página en Word

Ahora queremos separar nuestra sección introductoria del resto de los capítulos de nuestro documento agregando un salto de página. Primero, habilite la función "Mostrar/Ocultar" haciendo clic en el ícono "¶" en el grupo "Párrafo" de la pestaña "Inicio"; esto nos permite ver dónde se agrega el salto de página una vez agregado.

Documento de Word que resalta la ubicación del icono Mostrar/Ocultar en el grupo

Haga clic antes del encabezado de la segunda sección (donde desea que aparezca el salto). Luego, en la pestaña Diseño de la cinta, haga clic en "Saltos" en el grupo Configurar página. Finalmente, haga clic en "Página" en las opciones desplegables que aparecen.

Documento de Word que muestra cómo agregar un salto de página

Verá que la introducción ahora está separada de la siguiente sección de su documento.

Documento de Word con las dos primeras secciones separadas por un salto de página.

También queremos separar la conclusión en una página separada, así que siga los mismos pasos nuevamente para hacerlo.

Si la numeración de la lista multinivel desaparece después del salto de página, utilice el Copiador de formato para solucionarlo.

Paso 4: Formatear los números de página de Word

El penúltimo paso para obtener un documento con el formato perfecto es agregar números de página a los pies de página. Haga doble clic en el área del pie de página de cualquier página del documento. Luego, haga clic en "Número de página" en el grupo Encabezado y pie de página, coloque el cursor sobre "Parte inferior de la página" y haga clic en "Número simple 2". Esto agregará números de página al final de nuestra página, alineados centralmente.

Documento de Word con opciones de numeración de páginas abiertas.

Si lo prefieres, puedes evitar que la numeración de páginas aparezca en la primera página del documento.

Paso 5: agregue su tabla de contenido de Word

El último paso es agregar una tabla de contenido, lo cual podemos hacer porque configuramos los estilos de encabezado y agregamos números de página a nuestro documento.

Vaya al principio del documento, haga clic entre el número y el título del primer encabezado, presione Entrar y luego mueva el cursor nuevamente al espacio que creó encima del primer encabezado.

En la pestaña "Referencias" de la cinta, haga clic en "Tabla de contenido" y luego en "Tabla de contenido personalizada".

Documento de Word con menú.

En el cuadro de diálogo, cree las siguientes configuraciones:

  1. Marque la casilla "Mostrar números de página".
  2. Marque la casilla de verificación "Alinear a la derecha los números de página".
  3. Elija el punto "Líder de pestaña".
  4. La tabla de contenido comienza a verse desordenada si se muestran más de dos niveles, así que limite "Mostrar niveles" a un máximo de 2.

Cuadro de diálogo Tabla de contenido en Word con las cuatro opciones resaltadas.

Haga clic en "Aceptar" para ver el resumen. Para agregar un encabezado a su tabla de contenido, coloque el cursor en la parte superior de la tabla, presione Entrar y luego cree el encabezado usando el primer estilo de encabezado. También debes agregar otro salto de página después del contenido para separarlo de la introducción.

Finalmente, haga clic en el ícono "¶" una vez más para eliminar los marcadores de párrafo y verá el producto final.

Documento de Word completamente formateado siguiendo los cinco pasos descritos en el artículo.

¡Ahora puede editar y corregir su documento y guardarlo como PDF para fijar el nuevo formato!

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