8 errores de PowerPoint y cómo evitarlos

No pasa mucho tiempo antes de que una presentación resulte desordenada, poco profesional o confusa para los espectadores. Echemos un vistazo a los errores comunes de PowerPoint (PPT) y lo que puede hacer para evitarlos.

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1. Contenido desalineado en PowerPoint

Los objetos desalineados en una diapositiva PPT sobresalen como un pulgar dolorido. Se ven descuidados y le dicen al espectador que rápidamente armó la diapositiva sin cuidado ni atención.

La mejor solución es utilizar guías inteligentes. Esto le ayuda a bloquear las formas en su lugar cuando hace clic y las arrastra en la diapositiva. Para activar las Guías inteligentes, haga clic derecho en el área gris alrededor del borde de la diapositiva y coloque el cursor sobre la flecha "Cuadrículas y guías". Luego haga clic en "Guías inteligentes" si aún no hay una marca de verificación junto a esa opción.

Presentación PPT que muestra cómo acceder a las Guías inteligentes haciendo clic derecho en el área gris y abriendo

Como puede ver a continuación, después de activar las Guías inteligentes, hicimos clic y arrastramos el Cuadro 1, y PPT no solo nos mostró la alineación de la forma en relación con los otros objetos en la diapositiva, sino que también nos animó a unirlos.

Diapositiva PPT con guías inteligentes habilitadas y el panel 1 realineado con los paneles 2 y 3 usando esta función.

También puedes utilizar la función Cuadrícula incorporada de PPT para alinear formas manualmente.

2. Tener demasiadas viñetas en PowerPoint

Diapositiva PPT que muestra cinco viñetas, cada una con su propia subviñeta.

¡Esto es una pesadilla para el público! Es poco interesante, desagradable y amateur. Como regla general, evite tener demasiado texto en cualquier diapositiva PPT; sin embargo, si se trata de información vital que no puede reducir, existen mejores formas de presentar su material.

La mejor manera de superar este problema es utilizar la función SmartArt de PPT.

Si ya ha escrito texto y desea convertirlo a SmartArt, con el cuadro de texto en cuestión seleccionado, abra la pestaña "Inicio" en la cinta y en el grupo Párrafo, haga clic en "Convertir a SmartArt".

Captura de pantalla PPT que muestra cómo convertir texto a SmartArt por lotes

Luego verás un montón de diseños abiertos, sobre los cuales puedes pasar el cursor para ver cómo se ven. Haga clic en el diseño deseado.

Diapositiva PPT que muestra párrafos convertidos a SmartArt.

Pero recuerde: nuestro objetivo es hacer que la diapositiva sea más presentable y más fácil de leer y digerir. Por el momento, esta diapositiva todavía parece mundana y difícil de leer. Para editarlo, simplemente seleccione los elementos que desea cambiar y realice los cambios necesarios, como cambiar el tamaño de los cuadros, ajustar el tamaño de las fuentes o abrir la pestaña "Diseño SmartArt" en la cinta.

Para seleccionar más de un elemento a la vez (por ejemplo, en la captura de pantalla anterior, es posible que desee editar todos los cuadros azules a la vez), haga clic en una forma, mantenga presionada la tecla Ctrl, luego haga clic en las formas restantes, antes de soltar Ctrl. Ajusta una de las formas seleccionadas y todas cambiarán juntas.

Diapositiva PPT que contiene texto SmartArt cuyo tamaño y color se han cambiado mediante la pestaña

Si aún no ha escrito texto, pero sabe que desea usar SmartArt, asegúrese de no haber hecho clic en ningún texto o imagen dentro de la diapositiva PPT, luego abra la pestaña "Insertar", vaya al grupo "Ilustraciones". y haga clic en "Arte inteligente".

Ventana PPT que muestra dónde acceder a la opción SmartArt dentro del grupo

Luego puede elegir entre la variedad de opciones que aparecen.

3. Usar demasiadas animaciones y efectos de transición en PowerPoint

Opciones de animación PPT.

Las animaciones son una buena manera de enfatizar detalles dentro de su diapositiva PPT o introducir información gradualmente paso a paso durante su presentación. Las transiciones entre diapositivas pueden parecer profesionales y fluidas. Sin embargo, el uso excesivo de estas funciones puede distraer a la audiencia y parecer de mal gusto.

Para acceder a las animaciones, haga clic en el elemento que desea animar y elija el efecto en la pestaña "Animaciones". Puede ver más opciones haciendo clic en la flecha desplegable "Estilos de animación" en el lado derecho.

Ventana PPT que muestra la tarjeta.

Las transiciones son la forma en que su presentación PPT pasa de una diapositiva a la siguiente. Puedes acceder a él en la pestaña "Transiciones".

Sugerimos reducir al mínimo las animaciones y transiciones, tanto en cantidad como en tipo, siguiendo estas reglas:

  1. Pregúntese: "¿Esto mejora mi presentación?" Si la respuesta es no, no lo incluyas.
  2. Utiliza efectos brillantes que duran menos de un segundo sin tener que cambiar la velocidad de la animación. Fundir y Cortar son nuestras transiciones favoritas, ya que se ven profesionales y son rápidas, mientras que Aparecer y Fundir son excelentes animaciones de entrada.
  3. Utilice el mismo efecto de transición para cada diapositiva y la misma animación para cada elemento.
  4. Intenta evitar agregar más de una animación a cada elemento.

Para lograr coherencia, utilice el patrón de diapositivas de Excel. En lugar de agregar animaciones y transiciones a cada diapositiva individualmente, Slide Master te permite hacerlo con un solo clic.

4. Usar combinaciones de colores incorrectas en PowerPoint

Diapositiva PPT que muestra una fuente roja sobre fondo azul.

Las últimas versiones de PPT nos ofrecen una amplia gama de colores. Sin embargo, si no tiene cuidado, puede hacer que el lector sufra fatiga visual al elegir las combinaciones incorrectas.

La mejor manera de solucionar esto es utilizar el mecanismo de "Variantes de color" de PPT. En la pestaña "Diseño" de la cinta, vaya al grupo "Variaciones" y haga clic en la flecha desplegable.

Ventana PPT resaltando la pestaña

Opción desplegable de resaltado de ventana PPT

En el menú resultante, coloca el cursor sobre "Colores" y elige la variante que más te guste.

Ventana PPT que resalta dónde acceder a las variaciones de color.

Ahora, cada vez que agregues texto o cambies el color de un elemento dentro de tu presentación, podrás elegir entre la paleta de colores seleccionada, lo que te ayudará a evitar colores poco contrastantes. Además, trate de cumplir con estas reglas:

  1. No utilices texto rojo. Esto a menudo se desvanece durante la proyección, especialmente en un proyector de mala calidad o si la luz del sol incide en la pantalla de proyección. Las peores combinaciones de colores son el azul con rojo y el verde con rojo. ¡Evítalos a toda costa!
  2. Elija fuentes oscuras sobre un fondo claro o fuentes claras sobre un fondo oscuro.
  3. Nunca utilice fuentes de colores para dar énfasis; esto puede causar problemas a los miembros de la audiencia daltónicos.

5. Usar imágenes distorsionadas o de baja calidad en PowerPoint

Las imágenes se ven muy bien en PPT, pero las personas a menudo olvidan que su presentación se verá en una pantalla grande, por lo que deben tener una resolución adecuada. Utilice una imagen con un mínimo de 150 píxeles por pulgada (PPI) o amplíe la imagen para evitar que se vea borrosa.

También puede obligar a PPT a utilizar la resolución de imagen más alta posible. Para hacer esto, haga clic en "Archivo" (arriba a la izquierda de la ventana PPT) y abra "Opciones" (en la parte inferior del menú que se abre). En el cuadro de diálogo, haga clic en "Avanzado" y cambie la "Resolución predeterminada" en la sección "Tamaño y calidad de imagen" a "Alta fidelidad".

El cuadro de diálogo

Finalmente, cuando cambie el tamaño de una imagen, asegúrese de hacerlo desde los controles de las esquinas. Esto mantendrá la relación de aspecto correcta y evitará imágenes aplastadas o estiradas.

Una imagen PPT con los tiradores de las esquinas resaltados. Microsoft Imagen de archivo

6. Inconsistencia entre las diapositivas de PowerPoint

Cuando pasas de una diapositiva a la siguiente, tu audiencia notará inmediatamente las inconsistencias. Una forma de solucionar esto es copiar (Ctrl+C) y pegar (Ctrl+V) toda la diapositiva, antes de editar su contenido.

Sin embargo, la mejor opción es utilizar PPT Slide Master, al que puedes acceder a través de la pestaña "Ver" en la cinta.

Ventana PPT que resalta cómo abrir el patrón de diapositivas a través de la pestaña

Los cambios que realice en Slide Master afectarán el contenido de cada diseño de diapositiva, lo que significa que puede garantizar la coherencia en todas sus diapositivas.

7. Usar texto difícil de leer en PowerPoint

Siga estas reglas para asegurarse de que su texto sea fácil de leer:

  1. Puedes pensar que usar fuentes elegantes queda genial en tu presentación, pero lo mejor sería usar una fuente sans serif.
  2. Evite demasiado texto y utilice una fuente más grande. Si su fuente es demasiado pequeña porque tiene mucho texto en una diapositiva, divida lo que ha escrito en dos diapositivas o reduzca el volumen del contenido.
  3. Evite el uso de fuentes rojas. Esto no funciona bien en un proyector, especialmente si la luz del sol incide en la proyección.

8. Usar imágenes o patrones como fondos de diapositivas PPT

Es posible que desees utilizar una imagen o un patrón para el fondo de la diapositiva, pero esto puede dificultar la lectura del texto.

Diapositiva PPT con una imagen como fondo detrás de texto negro.

Para contrarrestar esto, simplemente use un fondo liso. Sin embargo, si es imprescindible preservar la imagen, aumente su transparencia. Haga clic derecho en el área gris que rodea la diapositiva y haga clic en "Formatear fondo".

Ventana PPT que muestra cómo iniciar sesión

En el cuadro que se abre, inserte su imagen y mueva el control deslizante Transparencia hacia la derecha, hasta que esté satisfecho de que el texto se puede leer fácilmente.

La caja

Ahora puedes conservar tu imagen y tu audiencia podrá ver tu texto.

Diapositiva PPT que muestra un fondo descolorido detrás del texto que se puede leer.

Ahora que sus diapositivas están formateadas correctamente y listas para la presentación, es posible que desee agregar una tabla de contenido a su presentación PPT o imprimir una versión condensada de sus diapositivas PPT para su audiencia.

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