Cómo agregar (o eliminar) una firma digital en archivos de Microsoft Office

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Los documentos de oficina a veces se utilizan como documentos legales y, a menudo, requieren una firma. O, en ocasiones, es posible que desee agregar una firma invisible para proteger la integridad del documento. Puede hacer ambas cosas en algunas aplicaciones de Office.

Agregar una firma visible en Word y Excel

Tanto Microsoft Word como Excel tienen una función incorporada que le permite insertar una fila y una firma en su documento u hoja de cálculo. También necesitará una firma digital para colocar en la línea de firma. Esto es todo lo que necesita hacer.

Insertar una línea de firma

Primero, continúe y abra el documento de Word o la hoja de cálculo de Excel al que desea agregar la línea de firma, luego coloque el cursor donde desea insertarlo. Luego, haga clic en "Línea de firma", que se encuentra en el grupo "Texto" de la pestaña "Insertar".

Haga clic en Signature Line.

Aparecerá la ventana Configuración de firma. Deberá completar estos campos:

  • Firmante sugerido: el nombre de la persona que firma el documento.
  • Título del firmante sugerido: el título del firmante.
  • Dirección de correo electrónico del firmante sugerida: el correo electrónico del firmante.
  • Instrucciones para el firmante: puede agregar las instrucciones especiales que desee que el firmante sepa antes de firmar aquí.

También deberá marcar / desmarcar estas opciones:

  • Permitir al firmante agregar comentarios en el cuadro de diálogo de firma: el firmante del documento también puede agregar el propósito de su firma.
  • Mostrar la fecha de la firma en la línea de la firma: Una vez que se firme el documento, se mostrará la fecha en que se firmó.

Una vez que haya completado todo, haga clic en el botón "Aceptar" en la parte inferior de la ventana.

Haga clic en Aceptar.

Entonces aparecerá la línea de la firma.

La línea de la firma.

Envíe el archivo a la persona que necesita firmar el documento. O, si es usted quien firma el documento, siga leyendo.

Firme su archivo de Word o Excel con su firma digital

Si aún no tiene una firma digital, recibirá una solicitud de Office informándole que la necesitará para firmar el documento cada vez que haga doble clic en la línea de la firma. Office también le preguntará si desea obtener uno de un socio de Microsoft en el mensaje.

Reciba un mensaje de identificación digital.

Si selecciona "Sí", lo llevará al sitio de soporte oficial, donde se explican los beneficios de una identificación digital, junto con un par de autoridades certificadas recomendadas que están calificadas para emitir certificados digitales. En la documentación hay GlobalSign e IdenTrust, pero hay muchos otros para elegir.

Una identificación digital de una autoridad certificada se diferencia de una firma manuscrita porque agrega un código al documento que muestra que en realidad fue usted, no alguien que finge ser usted, quien firmó el documento.

Nota: Puede crear su propio certificado digital ejecutando SELFCERT.EXE en la carpeta de instalación de Office. Sin embargo, esto no verifica su identidad como lo haría una firma de una autoridad certificada, ya que los estafadores también pueden crear este tipo de certificado con su nombre. Como forma de seguridad, si utiliza un certificado digital creado por usted mismo, se agregará un banner de advertencia al documento.

Para insertar esta firma digital, haga doble clic en la línea de la firma. Aparecerá un cuadro de diálogo emergente. Aquí, haga clic en "Firmar".

Firma con tu firma digital.

El documento ahora está firmado.

Tu firma digital.

Para eliminar esa firma, simplemente edite el documento. Una vez que se ha editado el documento, la firma se elimina automáticamente. Esto es para proteger la autenticidad del documento y también para proteger a la persona que firmó el documento original.

Un mensaje de advertencia que indica que la firma se eliminará cuando se modifique.

Si desea insertar una firma dibujada o mecanografiada, también puede hacerlo. Si bien no prueba la autenticidad de la firma, existen varios sitios que le permiten dibujar o escribir una firma y luego descargarla como una imagen. Desde allí, simplemente inserta la imagen en el documento con Insertar> Imagen, luego haz clic y arrástrala a la línea de la firma.

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Para que esto funcione correctamente, asegúrese de hacer clic en el icono Opciones de formato a la derecha de la imagen, luego haga clic en la opción de ajuste de texto "Antes del texto".

Firme la línea de la firma.

Para eliminar esta firma, simplemente seleccione la firma haciendo clic con el mouse y luego presionando la tecla Suprimir.

Agregue una firma invisible en Word, Excel y PowerPoint

También puede agregar una firma invisible a su documento. Esto protege la autenticidad del contenido dentro del documento. Y a diferencia de la función para insertar una línea de firma, puede agregar una firma invisible a sus presentaciones de PowerPoint.

Para hacer esto, necesita tener una firma digital de una autoridad certificada.

Primero, abra el documento de Word, la hoja de cálculo de Excel o la presentación de PowerPoint a la que desea agregar la firma invisible, luego haga clic en la pestaña "Archivo".

Haga clic en Archivo.

Luego, haga clic en "Información" en el panel izquierdo.

Haga clic en Información.

El texto será diferente para el siguiente paso dependiendo de la aplicación que esté utilizando. Si está trabajando en Excel, haga clic en "Proteger libro de trabajo". Si está utilizando PowerPoint, haga clic en "Proteger presentación". O, si está usando Word, haga clic en "Proteger documento".

Haga clic en Proteger documento en la sección Información.

Ahora haga clic en "Agregar una firma digital" en el menú desplegable que aparece.

Haga clic en Agregar una firma digital.

A partir de ahí, deberá utilizar la firma digital que adquirió de la autoridad certificada. Si ya tiene su firma digital, todo lo que necesita hacer ahora es hacer clic en "Firmar".

Haga clic en Firmar para firmar el documento.

Una vez firmado, aparecerá un banner en la parte superior del documento diciendo que contiene una firma.

Para eliminar esta firma, todo lo que necesita hacer es editar el documento. Una vez que se modifica el documento, la firma deja de ser válida. Aparecerá un mensaje informándole que la firma se ha eliminado después de realizar un cambio.

Mensaje de eliminación de firma.

Esto protege tanto al firmante como a la integridad del contenido.

Eso es todo al respecto. Si bien firmar un documento no es necesariamente difícil, aquí hay un par de niveles de validez. Para eliminar cualquier duda sobre la autenticidad de la firma, solicite su firma digital a una autoridad certificada.

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