Cómo configurar las notificaciones de Microsoft Teams

Microsoft Teams hace un gran trabajo al informarle sobre nuevos mensajes y otras actividades, pero puede resultar un poco abrumador si forma parte de muchos equipos. Aquí se explica cómo desactivar o personalizar las notificaciones de Microsoft Teams.

Los equipos proporcionarán notificaciones sobre chats, reuniones, mensajes directos, menciones, el estado de otras personas e incluso cuando alguien que conoces se une a tu equipo. Lo hará agregando un número al ícono de Equipos en la barra de tareas, haciendo parpadear el mismo ícono, haciendo ruido y haciendo que aparezca una notificación de banner en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Y si le falta algo, le enviará un correo electrónico de actividad perdida.

Si trabaja en un lugar que usa mucho Microsoft Teams, esto puede convertirse en una ráfaga de alertas que lo interrumpen constantemente con información que no necesita saber. Salir de su zona de enfoque con una advertencia que le dice que el Geoff de la cuenta solo está en línea no es realmente útil ni productivo. Debe decidir qué es digno de romper su enfoque, no su software.

RELACIONADO: Cómo deshabilitar o personalizar nuevas alertas de correo electrónico en Outlook

Afortunadamente, puede modificar todas estas configuraciones y hacer que las alertas de Teams sean más fuertes o más silenciosas a su gusto, y es fácil de hacer. También puede cambiar las notificaciones para conversaciones y chats específicos o cambiar las notificaciones para períodos de tiempo específicos.

Cómo administrar las notificaciones generales

Abra Microsoft Teams en su computadora, haga clic en su foto de perfil, luego seleccione "Configuración" en el menú.

En el panel "Configuración", haga clic en "Notificaciones".

Aquí es donde puede personalizar todas las configuraciones de sus notificaciones. Comenzamos desde arriba y trabajamos hacia abajo.

En la parte superior de las notificaciones hay tres opciones, todas las cuales se pueden desactivar:

1. Correos electrónicos de actividad perdida: La frecuencia de los correos electrónicos que se le envían cuando se pierde un mensaje de chat, una mención de un canal o cualquier otra cosa que merezca una advertencia. Esto se puede configurar en "Desactivado" por completo si no desea que lo bombardeen con correos electrónicos, o "Diariamente" en el mejor de los casos, por lo que solo recibirá un correo electrónico por día.
2. Mostrar vista previa del mensaje: Indique si se muestra o no una ventana emergente de "brindis" (las notificaciones que aparecen en la parte inferior derecha de la pantalla) mostrando una vista previa de los mensajes que ha recibido. En el mejor de los casos, distraen y estorban cuando intenta escribir mensajes en Teams y luego apáguelos.
3. Reproducir sonido para notificaciones: Nada interrumpe su concentración como un "sonido" fuerte en sus auriculares, y mientras que la notificación de Teams no es el archivo más ruido de advertencia irritante, sigue siendo molesto. Apáguelo aquí y recupere su paz y tranquilidad.

La siguiente sección, "Equipos y canales", cubre los mensajes de la pestaña "Publicaciones" estándar de cada canal.

No está del todo claro qué cubrirán las dos primeras opciones y qué no. Por ejemplo, ¿"Menciones y respuestas" le advierte de las reacciones? No es obvio. No es lo ideal, así que elija "Personalizado".

Esto abrirá configuraciones individuales que cubren todos los equipos y canales.

Todos los menús desplegables (excepto "My @ Mentions") tienen tres opciones:

• Banners y feeds: Muestra la ventana emergente "brindis" y también marca el canal con un icono.
• Mostrar solo en el feed: Marque el canal con un icono
• Apagado: No muestre la ventana emergente de tostadas y no marque el canal con un icono. "@Mentions Personal" no tiene esta opción, porque Teams no le permite desactivar las alertas de menciones por completo.

Puede elegir diferentes valores para diferentes menús desplegables aquí. La opción "Todas las publicaciones nuevas" está desactivada de forma predeterminada y eso tiene sentido a menos que esté monitoreando un canal por algún motivo. Pero probablemente quieras al menos "Mostrar solo en el feed" para "Respuestas a las conversaciones que he iniciado".

Una vez que haya terminado de editar los menús desplegables, haga clic en "Volver a la configuración".

Las cuatro opciones restantes son para áreas específicas de Teams.

• Para charlar: Cubre notificaciones de menciones, respuestas y reacciones en mensajes de chat (es decir, mensajes directos entre usted y otra persona, no mensajes generales en la pestaña Publicaciones de un canal).
• Reuniones: Notificaciones para el inicio de una reunión o cuando alguien publica un mensaje en el chat de una reunión.
• Personas: Configure notificaciones para saber cuándo determinadas personas están disponibles o se desconectan.
• Otro: Elija si desea recibir una notificación cuando alguien de sus contactos de Outlook se una a Teams.

Haga clic en el botón "Editar" junto a cada elemento y elija sus opciones de notificación.

Cuando hayas terminado de modificar tus notificaciones, cierra el panel "Configuración" y observa cómo los equipos ya no te gritan cada pocos segundos.

Cómo administrar notificaciones para canales específicos

Una vez que haya configurado las notificaciones generales, puede establecer reglas de notificación para canales específicos si desea un control más detallado sobre cuándo recibe la notificación.

Coloca el cursor sobre un canal, haz clic en el ícono de tres puntos a la derecha de su nombre y luego selecciona "Notificaciones del canal".

Puede usar esta configuración para cambiar las notificaciones de este canal específico sin cambiar la configuración de notificación general que actúa como predeterminada para todos los demás canales.

Cómo administrar notificaciones para conversaciones y chats específicos

Habrá ocasiones en las que tendrá la configuración de notificaciones de la forma que desee, pero conversaciones o chats específicos aún envían notificaciones de ping. Esto sucede a menudo cuando alguien lo arrastra a un canal o chat para hacer una pregunta y luego recibe notificaciones sobre todas las respuestas y reacciones, incluso si no está realmente involucrado.

En lugar de cambiar las notificaciones generales, puede desactivar las notificaciones para una conversación específica en un canal o desactivar un chat específico.

Para desactivar las notificaciones de una conversación específica en un canal, coloca el cursor sobre el primer mensaje del hilo, haz clic en el ícono de tres puntos y selecciona "Desactivar notificaciones".

A partir de ahora, solo se te notificará sobre esta conversación si alguien te menciona directamente. Para reanudar las notificaciones, coloque el cursor sobre el primer mensaje de la conversación, haga clic en el icono de tres puntos y seleccione "Habilitar notificaciones".

Para silenciar todo un chat con alguien, coloque el cursor sobre su nombre en Chat, haga clic en el ícono de tres puntos y seleccione "Silenciar".

A partir de ahora, no recibirás notificaciones de este chat. Para reanudar las notificaciones, coloque el cursor sobre el nombre en "Chat", haga clic en el icono de tres puntos y seleccione "Reactivar".

Cómo detener las notificaciones durante un período de tiempo específico

Si desea detener por completo las notificaciones por un tiempo, tiene un par de opciones (además de cerrar completamente la aplicación Microsoft Teams, por supuesto). La primera opción es cambiar su estado a "No molestar". Esto silencia todas las notificaciones para que no reciba notificaciones emergentes o de ruido hasta que cambie su estado.

Para cambiar su estado, haga clic en su foto de perfil, seleccione su estado actual, luego elija la opción "No molestar" en el menú.

Microsoft Teams lo mantendrá en No molestar hasta que lo cambie manualmente a otra cosa, se una a una reunión programada o cierre la aplicación Teams.

La otra opción para desactivar las notificaciones por un período de tiempo es usar Focus Assist, una herramienta integrada de Windows que oculta las alertas de cualquier (o todas) aplicaciones en los momentos y situaciones que elija. Hemos cubierto Focus Assist en profundidad, pero esto es lo que debe hacer para asegurarse de que haga lo que desea para Teams.

Aunque Focus Assist se puede abrir de varias formas, accedemos a él a través del panel de "Configuración". Presione Windows + i en su teclado para abrir el panel "Configuración", busque "Asistencia de enfoque", luego seleccione "Configuración de asistencia de enfoque" en el menú desplegable.

Desplácese hacia abajo hasta la sección "Reglas automáticas" y active las opciones que desea habilitar.

Cada opción permite "Solo prioridad" o "Solo alarmas", que se pueden cambiar haciendo clic en la opción y cambiando el "Nivel de enfoque".

"Alarmas" se refiere específicamente a las alarmas generadas por el reloj o las aplicaciones de alerta. Si no quieres que te molesten en absoluto, puedes configurar la opción en "Solo prioridad" y eliminar todas las aplicaciones prioritarias.

También puede personalizar "Durante estos tiempos" haciendo clic en él y cambiando las opciones de tiempo.

Esto es útil si desea que Focus Assist se active solo en ciertos momentos del día, como el tiempo dedicado a enfocar, o solo los días de semana y / o fines de semana.