Cómo importar datos de un PDF a Microsoft Excel

Si tiene un documento PDF, como un extracto bancario o un informe financiero, es posible que desee ingresar esta información en Microsoft Excel. Con una función incorporada, puede importar fácilmente y convertir automáticamente un PDF a Excel.

Esta práctica función puede evitar que tenga que buscar un convertidor de archivos PDF. No solo eso, sino que le permite elegir los datos del archivo que desea importar. Todo el proceso toma solo un minuto.

Nota: Desde que esta función se implementó en agosto de 2020, solo ha estado disponible para los suscriptores de Office 365.

Índice de contenidos
  1. Vincular un archivo PDF a Excel
    1. Ajusta tu configuración de carga
    2. Transforme datos con Power Query
  2. Ajustar los datos conectados

Vincular un archivo PDF a Excel

Para comenzar, seleccione la hoja con la que desea trabajar en Excel y vaya a la pestaña Datos. Haga clic en la flecha desplegable Obtener datos en el lado izquierdo de la cinta. Mueva el cursor a Desde archivo y seleccione "Desde PDF".

Haga clic en Obtener información, Desde archivo, Desde PDF

Busque el archivo en la ventana de búsqueda, selecciónelo y haga clic en "Importar".

Seleccione el archivo y haga clic en Importar

A continuación, verá el panel del navegador. A la izquierda están las tablas y las páginas de su archivo PDF. Puede buscar uno en la parte superior o simplemente seleccionar un elemento y ver una vista previa en el lado derecho.

Cuando vea el elemento que desea importar, haga clic en "Cargar" en la parte inferior de la ventana.

Sube los datos

Una vez que sus datos se hayan importado del PDF, debería verlos en su hoja junto con la barra lateral Consultas y conexiones. Este útil paso le permite ajustar los datos conectados si lo desea, y explicaremos estas opciones a continuación.

Datos cargados en Excel

Ajusta tu configuración de carga

Si prefiere cargar datos en un formato específico, como una tabla dinámica o en una nueva hoja de trabajo, seleccione la flecha desplegable Cargar y elija "Cargar a" en su lugar.

Seleccione Cargar a

Luego elija sus opciones en la ventana Importar datos y haga clic en "Aceptar".

Elija una opción de importación

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Transforme datos con Power Query

Otra opción para importar datos desde PDF es transformarlos usando el editor de Power Query. En la ventana del navegador donde selecciona el elemento para importar, haga clic en "Transformar datos" en la parte inferior en lugar de "Cargar".

Haga clic en Transformar datos

Esto abrirá la ventana de Power Query donde puede realizar operaciones como elegir o agregar múltiples columnas, transponer filas y columnas, administrar parámetros y formatear datos.

Editor de Power Query

Ajustar los datos conectados

Si desea editar los datos importados, puede hacerlo abriendo los datos desde la barra lateral Consultas y conexiones. Luego, puede realizar acciones como editarlo usando el Editor de Power Query, duplicar, fusionar, agregar una referencia o eliminar los datos conectados.

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Como se mencionó, verá la barra lateral Consultas y conexiones abierta cuando importe su archivo PDF. Si lo cierra, puede volver a abrirlo yendo a la pestaña Datos y haciendo clic en "Consultas y conexiones" en la cinta.

Haga clic en Datos, consultas y conexiones.

Coloque el cursor sobre los datos vinculados y verá una ventana emergente. Básicamente, tiene acciones para Ver en la hoja de trabajo, Editar y Eliminar. Si hace clic en los tres puntos, verá opciones como Duplicar, Referencia y Combinar.

Editar datos conectados en Excel

También puede manipular los datos dentro de su hoja como lo haría normalmente. Si está utilizando una tabla, puede filtrar y ordenar. También puede seleccionar un estilo diferente, actualizar la fuente y aplicar formato adicional.

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Para aquellos momentos en los que los datos con los que necesita trabajar o analizar vienen en forma de PDF, recuerde que puede insertar ese archivo PDF directamente en Microsoft Excel.

Si está buscando hacer lo contrario, descubra lo fácil que es guardar una hoja de Excel como un archivo PDF.

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