Cómo ordenar y filtrar datos en Excel

Ordenar y filtrar sus datos le brinda una forma de eliminar el ruido y encontrar (y ordenar) solo los datos que desea ver. Microsoft Excel no tiene escasez de opciones para filtrar grandes conjuntos de datos en lo que se necesita.

Cómo ordenar datos en una hoja de cálculo de Excel

En Excel, haga clic dentro de la celda en la parte superior de la columna que desea ordenar.

En nuestro ejemplo, haremos clic en la celda D3 y ordenaremos esta columna por salario.

En la pestaña "Datos" en la parte superior de la cinta, haga clic en "Filtro".

En la parte superior de cada columna, ahora verá una flecha. Haga clic en la flecha de la columna que desea ordenar para mostrar un menú que nos permite ordenar o filtrar los datos.

La primera y más obvia forma de ordenar los datos es de menor a mayor o de mayor a menor, asumiendo que tiene datos numéricos.

En este caso, estamos ordenando los salarios, por lo que los ordenaremos de menor a mayor haciendo clic en la opción de arriba.

Podemos aplicar la misma clasificación a cualquiera de las otras columnas, clasificándola por fecha de contratación, por ejemplo, seleccionando la opción "Ordenar de la más antigua a la más nueva" en el mismo menú.

Estas opciones de clasificación también funcionan para las columnas de edad y nombre. Por ejemplo, podemos ordenar por edad de mayor a menor u ordenar los nombres de los empleados alfabéticamente haciendo clic en la misma flecha y eligiendo la opción adecuada.

Cómo filtrar datos en Excel

Haga clic en la flecha junto a "Salario" para filtrar esta columna. En este ejemplo, filtraremos a cualquiera que gane más de $ 100,000 por año.

Dado que nuestra lista es corta, podemos hacer esto de dos maneras. La primera forma, que funciona muy bien en nuestro ejemplo, es simplemente anular la selección de cada persona que gane más de $ 100,000 y luego presionar "Aceptar". Esto eliminará tres elementos de nuestra lista y nos permitirá ver (y ordenar) solo los restantes.

Hay otra forma de hacerlo. Hagamos clic en la flecha junto a "Salario" nuevamente.

Esta vez, haremos clic en "Filtros numéricos" en el menú de filtro y luego en "Menos de".

Aquí también podemos filtrar nuestros resultados, eliminando a cualquiera que gane más de $ 100,000 al año. Pero hacerlo funciona mucho mejor para grandes conjuntos de datos donde es posible que deba hacer muchos clics manuales para eliminar las entradas. A la derecha del cuadro desplegable que dice "es menor que", ingrese "100,000" (o la cifra que desee usar) y luego presione "Aceptar".

También podemos usar este filtro por otras razones. Por ejemplo, podemos filtrar todos los salarios que están por encima del promedio haciendo clic en "Por debajo del promedio" en el mismo menú (Filtros numéricos> Por debajo del promedio).

También podemos combinar filtros. Aquí encontraremos todos los salarios superiores a $ 60.000, pero inferiores a $ 120.000. Primero, seleccionaremos "es mayor que" en el primer cuadro desplegable.

En el menú desplegable debajo de lo anterior, elija "es menor que".

Junto a "es mayor que" ingresaremos $ 60,000.

Junto a "es menor que" agregue $ 120,000.

Haga clic en "Aceptar" para filtrar los datos, dejando solo los salarios por encima de $ 60.000 y por debajo de $ 120.000.

Cómo filtrar datos de varias columnas a la vez

En este ejemplo, filtraremos por fecha de contratación y salario. Buscaremos específicamente a personas contratadas después de 2013 y con un salario inferior a $ 70.000 al año.

Haga clic en la flecha al lado de "Salario" para excluir a cualquier persona que gane $ 70,000 o más por año.

Haga clic en "Filtros numéricos" y luego en "Menor que".

Agregue "70,000" al lado de "es menor que", luego presione "OK".

A continuación, filtraremos por la fecha de contratación de cada empleado, excluyendo a los contratados después de 2013. Para comenzar, haga clic en la flecha junto a "Fecha de contratación", luego seleccione "Filtros de fecha" y luego "Después".

Escribe "2013" en el campo a la derecha de "es después", luego presiona "Aceptar". Esto solo lo dejará con empleados que ganan menos de $ 70,000 al año y que fueron contratados en 2014 o después.

Excel tiene una serie de poderosas opciones de filtro, y cada una es tan personalizable como lo necesita. Con un poco de imaginación, puede filtrar grandes conjuntos de datos hasta la información que importa.