Cómo solicitar aprobaciones en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

Cuando tiene un documento, una hoja de cálculo o una presentación que desea que se apruebe para su empresa, los Documentos, las Hojas de cálculo y las Presentaciones de Google lo tienen cubierto. Envíe su solicitud de aprobación, establezca opcionalmente una fecha de vencimiento y obtenga la aprobación que necesita.

Nota: La función está disponible para planes pagos, incluidos los planes Workspace, Business o Enterprise Essentials y superiores, Education Plus, Nonprofits y G Suite superiores a Basic.

Más información sobre las aprobaciones en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

A continuación, se muestran algunos conceptos básicos sobre cómo funcionan las aprobaciones en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.

• Se notifica a los revisores cuando se requiere aprobación. Puede ser un correo electrónico, una notificación de chat de Google o una alerta del navegador, según la configuración de las notificaciones.
• Si solicita la aprobación de varias personas, todos deben aprobar el documento para que el proceso se considere completo.
• Cuando un aprobador realiza cambios, se notificará a todos los revisores para que vuelvan a aprobar el documento.
• Si incluye una fecha de vencimiento en su solicitud de aprobación, se envían recordatorios a los revisores para las próximas fechas de vencimiento.
• Si una persona rechaza la aprobación, todos los revisores consideran el documento rechazado.
• Una vez aprobado, se bloqueará un documento. No puede editar el documento a menos que lo desbloquee. Esto cancelará la solicitud de aprobación actual.

Cómo solicitar una aprobación

Abra el documento para el que desea obtener la aprobación en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google. Haga clic en Archivo> Aprobaciones en el menú.

Verá la barra lateral Aprobaciones abierta a la derecha. Haga clic en "Realizar una solicitud".

Cuando se abra la ventana Solicitar aprobación, ingrese los nombres de su lista de contactos o direcciones de correo electrónico de las personas que desea revisar el documento.

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Opcionalmente, ingrese un mensaje, establezca una fecha de vencimiento, permita que los revisores editen o bloqueen el archivo antes de enviarlo. Haga clic en "Enviar solicitud".

Nota: Si no ha compartido previamente el documento con las personas que desea revisar, se le pedirá que les otorgue acceso al documento.

Cómo revisar y aprobar un documento

Si se le envía una solicitud de aprobación, verá un mensaje de Aprobación pendiente en la parte superior del documento debajo de la barra de herramientas.

Antes de aprobar o rechazar, puede hacer clic en "Ver detalles". Se abre la barra lateral Aprobaciones donde puede ver otros revisores, una fecha de vencimiento si se ha asignado una y el mensaje incluido en la solicitud. También puede ingresar comentarios que aparecerán en la sección Actividades en la parte inferior de la barra lateral.

Si se realizan cambios en el documento durante el proceso de aprobación, también puede ver lo que están usando en la barra lateral. En Ver cambios, use el cuadro desplegable para ver los cambios desde que el documento fue visto o aprobado por última vez, o desde el comienzo del proceso de aprobación.

Use los botones Aprobar o Rechazar en el mensaje en la parte superior del documento o en la barra lateral cuando esté listo. Con cada acción, puede incluir un mensaje si lo desea.

Cómo revisar las aprobaciones

Como aprobador, puede ver el estado de su solicitud. Aparece un mensaje en la parte superior del documento, debajo de la barra de herramientas. También puede abrir la barra lateral de Aprobaciones haciendo clic en Archivo> Aprobaciones en el menú o haciendo clic en "Ver detalles" en el mensaje.

Al igual que los revisores, verá todos los detalles de aprobación en la barra lateral con cualquier actividad en la parte inferior. Y puede usar el menú desplegable en Ver cambios para ver los cambios.

Una vez que todos hayan aprobado el documento, verá un mensaje de que el archivo se ha bloqueado. Esto evita que se realicen más cambios en el documento, ya que ya ha sido aprobado.

Cuando abra el documento, verá un nuevo mensaje en la parte superior de que está viendo la versión aprobada.

Haga clic en "Ver detalles" para abrir la barra lateral y revisar la actividad. Esta información se muestra para usted y quienes aprobaron el documento.

Cómo desbloquear un documento aprobado

Si desea realizar cambios en un documento aprobado, seleccione la flecha desplegable Bloqueado en la parte superior y haga clic en "Desbloquear archivo". Recuerde, deberá volver a solicitar la aprobación a medida que realice los cambios.

Puede iniciar una nueva solicitud de aprobación en la barra lateral después de realizar los cambios.

La capacidad de solicitar la aprobación de documentos en Google Docs, Sheets y Slides es una función útil para todo tipo de documentos comerciales. Desde documentos legales hasta propuestas y más, puede asegurarse de que el documento tenga el sello de aprobación de todos los que se necesitan.