Cómo usar la programación de eventos y calendario en Outlook 365 para Mac

Después de su actualización de otoño de 2020, Microsoft Outlook 365 para Mac tiene dos vistas de calendario adicionales, una forma más fácil de confirmar su asistencia, mejores opciones para programar eventos y un nuevo estado útil para las invitaciones. Además, todo está envuelto en una aplicación más atractiva.

Ver su agenda con My Day

Una función práctica de Microsoft Outlook llamada Mi día le brinda una descripción general rápida de su horario diario. Puede ver una agenda o una vista de día y agregar un evento con un solo clic.

Para ver Mi día en la pestaña Correo, haga clic en el botón Mostrar panel de tareas a la derecha o seleccione Ver> Panel de tareas en la barra de menú. Para verlo en las otras pestañas de Outlook, haga clic en el botón Mostrar panel de tareas o seleccione Ver> Mi día en la barra de menú.

Para cambiar entre vistas en Mi día, haga clic en el ícono de tres puntos en la parte superior derecha. Esto le permite cambiar entre las vistas "Agenda" y "Día".

También puede seleccionar "Configuración" en este menú para personalizar los calendarios que desea ver.

Para agregar un evento cuando esté en Mi día, haga clic en el signo más (+) junto al ícono de tres puntos.

Usar la vista de calendario de tres días

Si desea ver más de un día en su calendario de Microsoft Outlook, pero una semana (o incluso una semana laboral) es demasiado larga, pruebe con una vista de tres días.

Haga clic en la pestaña "Calendario" para abrir el calendario de Outlook. Desde allí, seleccione la flecha desplegable en la parte superior derecha o haga clic en Ver> Tres días en la barra de menú.

RSVP en la misma ventana

Es eficiente cuando puede responder a un correo electrónico dentro de la misma ventana en lugar de abrir uno nuevo automáticamente. Es por eso que Microsoft ha agregado respuestas a eventos a su calendario además de correos electrónicos.

Cuando recibe una nueva invitación a un evento, puede responder de la misma manera que antes, pero ahora también puede agregar un mensaje en el panel de lectura.

Como siempre, puede hacer clic en "Aceptar", "Provisional", "Rechazar" o "Proponer un nuevo horario". Justo encima de estas opciones, verá el cuadro donde puede escribir un mensaje opcional para enviar al organizador del evento. Solo asegúrese de que si desea agregar un mensaje, hágalo antes de hacer clic en una respuesta.

Programe eventos con opciones avanzadas

La planificación de eventos puede ser difícil cuando trabajas en los calendarios de todos. Sin embargo, con las opciones avanzadas de Microsoft Outlook, puede seleccionar una hora, verificar la disponibilidad y cambiar fácilmente a otro día.

Para crear un nuevo evento, haga clic en Archivo> Nuevo> Evento en la barra de menú de cualquier pestaña de Outlook. Alternativamente, puede hacer clic en la pestaña "Calendario", luego hacer clic en "Nuevo evento" en la parte superior izquierda. Luego puede agregar todos los detalles de su evento a la izquierda.

Para una forma más fácil de ajustar la hora, use la cuadrícula del calendario a la derecha. Arrastre el período de tiempo a donde desee, luego expanda o contraiga para ajustar el período de tiempo.

Si desea mantener ese período de tiempo pero verifique que haya una fecha diferente, use las flechas en la parte superior junto a la fecha. Cuando aterrice el día que desee utilizando el mismo período de tiempo, complete y envíe su invitación.

Si tiene muchos invitados, también puede hacer clic en "Asistente de programación" en la parte superior de la ventana del evento para agregar invitados obligatorios y opcionales y una ubicación.

Esto le permite verificar la disponibilidad de varios participantes al mismo tiempo. También puede arrastrar el período de tiempo y usar la flecha de dos puntas para alargar o acortar el período de tiempo.

Cuando haya terminado con el Asistente de programación, haga clic en "Listo" en la parte superior izquierda. Todos los detalles agregados o modificados se aplicarán a la invitación. Luego será redirigido a la ventana de invitación, donde podrá completar cualquier otra cosa que necesite hacer o simplemente hacer clic en "Enviar".

Establecer un estado de trabajo en otro lugar

Probablemente esté acostumbrado a seleccionar el estado "Ocupado" o "Libre" siempre que planifique eventos. En el nuevo Microsoft Outlook, sin embargo, ahora tiene otra opción: "Trabajar en otro lugar".

Para usarlo, haga clic en el botón de estado en la parte superior izquierda de la ventana del evento, luego seleccione "Trabajar en otro lugar". Esto les permite a sus asistentes saber que se está uniendo desde otra ubicación. Es especialmente conveniente cuando se trabaja de forma remota o se viaja.

El estado "Trabajar en otro lugar" se muestra con un círculo punteado azul similar a "Provisional", que incluye un círculo rayado azul. Esto informa a los demás de su estado de un vistazo.

Una última función de calendario nueva para Outlook que vale la pena mencionar se llama Meeting Insights. Según su evento o los asistentes, Outlook sugerirá correos electrónicos y archivos para su evento. Si hay información de la reunión disponible, la verá en una pestaña junto a "Detalles de la reunión" en la ventana del evento.

Además, tenga en cuenta que con el nuevo Outlook en Mac aún puede colorear eventos con categorías en el calendario y ver la hora si su evento tiene lugar en otra ubicación.